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FAQ: E-Signing erklärt

Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass es immer wichtiger wird, Prozesse und Abläufe so effizient und zeitsparend wie möglich zu gestalten. E-Signing leistet genau das: Eine Beschleunigung und Vereinfachung von wichtigen Freigabeprozessen. Erfahren Sie in unserem FAQ, wie E-Signing funktioniert und welche Lösungen es zum elektronischen Signieren von Dokumenten gibt.

Was ist E-Signing? 

E-Signing ermöglicht es, Dokumente wie Rechnungen oder Verträge durch die elektronische Signatur (oder E-Signatur) online zu unterzeichnen, sodass sich dadurch Unterschriften von Papierdokumenten bei privaten oder geschäftlichen Prozessen ersetzen lassen. Die Grundlage für E-Signing bildet die elektronische Signatur, durch die Authentizität und Integrität der Unterschrift gewährleistet werden kann und die unterzeichnende Person eindeutig zugeordnet werden kann.

Wie funktioniert E-Signing? 

E-Signing unterliegt – ja nach Art der elektronischen Signatur – unterschiedlichen Vorrausetzungen, die an die Art der elektronischen Signatur gestellt werden. Grundlegend basiert E-Signing wie andere digitale Zertifikate (SSL-Zertifikate, S/MIME-Zertifikate etc.) auf der Public Key Infrastructure. Hierbei werden durch mathematische Algorithmen private und öffentliche Schlüssel erzeugt. Der öffentliche Schlüssel wird dem Unterzeichnenden zugeordnet, während der private Schlüssel vom Unterzeichnenden geheim gehalten wird. Um die Integrität der Unterschrift sicherzustellen, enthält die elektronische Signatur einem Zeitstempel – bei nachträglicher Veränderung erscheint die Unterschrift als ungültig.

Zum Erzeugen einer elektronischen Signatur gibt es unterschiedliche Arten von Lösungen, die hier genauer erklärt werden.

Was sind die Vorteile von E-Signing? 

E-Signing hat das Ziel, Genehmigungen und Freigaben schneller und effizienter einzuholen und die händische Unterschrift im Privaten und im Beruflichen zu ersetzen. Daraus ergeben sich folgende Vorteile: Einerseits sorgt E-Signing mithilfe der elektronischen Signatur dafür, dass Prozesse in Unternehmen beschleunigt werden und dadurch effizienter gestaltet werden können. Darüber hinaus ergeben sich dadurch Zeit- und Kostenersparnisse beispielsweise indem Papierkosten minimiert werden können. E-Signing erhöht außerdem die Flexibilität – ob im Privaten oder im Geschäftlichen – da von jedem Ort und zu jeder Zeit Dokumente unterzeichnet werden kann. Außerdem trägt E-Signing zur Fälschungssicherheit der Unterschrift bei, da hohe Sicherheitsanforderungen an elektronische Signaturen greifen.

Welche E-Signing-Lösungen gibt es? 

Eine E-Signing-Lösung sind sogenannte Document-Signing-Zertifikate, die von Zertifizierungsstellungen ausgestellt werden. Diese werden nach erfolgreicher Identifikation bei der Zertifizierungsstelle in der Regel auf einem Hardware Token, also einem physischen USB-Token ausgestellt, mit dem die entsprechenden Dokumente signiert werden können. Des Weiteren gibt es ebenfalls Plattformlösungen für elektronische Signaturen, bei denen man die Remote-Unterzeichnung flexibel und ohne Hardware über die entsprechende Plattform vornehmen kann.

Welche Unterschiede gibt es bei den verschiedenen E-Signing-Produkten? 

Der wichtigste Unterschied beim E-Signing ist die Art der elektronischen Signatur und deren Rechtsverbindlichkeit, die durch die eIDAS-Verordnung geregelt wird. Die fortgeschrittene elektronische Signatur kann den Unterzeichnenden ganz eindeutig zuzuordnen und diesen dadurch vollständig identifizieren. Zudem unterliegt diese einer hohen Beweiskraft und muss bestimmte Kriterien der Identitätsprüfung durchlaufen. Hierfür müssen zur Validierung bestimmte Dokumente wie der Personalausweis zur Verfügung gestellt und an die Zertifizierungsstelle geschickt werden. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur handelt es sich um die Art von elektronischr Signatur, die mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen ist und dementsprechend über die höchste Rechtsverbindlichkeit verfügt.