Vertrag digital unterschreiben: Wann eine qualifizierte elektronische Signatur nötig ist

Einen Vertrag digital unterschreiben können Sie mit jeder Signaturart, wenn keine Form gilt. Verlangt das Gesetz die Schriftform, kommt ohne Notar elektronisch nur die qualifizierte elektronische Signatur infrage.

Verträge digital unterschreiben lässt sich vom Kundenauftrag über den Rahmenvertrag bis zum Arbeitsvertrag. Zum 1. Januar 2025 hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) die Lage verändert: Für mehrere Verträge und Nachweise genügt seitdem die Textform, die keine Unterschrift verlangt. Andere Verträge brauchen weiterhin die Schriftform, und für einige Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form ganz aus.

Wer Verträge digitalisieren möchte, muss deshalb zuerst wissen, welche Form der jeweilige Vertrag verlangt. Die folgende Übersicht ordnet die Formen und gängige Verträge mit Fundstelle zu. Sie gibt die gesetzlichen Regeln wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Kann man einen Vertrag digital unterschreiben?

Ja. Verträge sind nach deutschem Recht grundsätzlich an keine Form gebunden. Ein Vertrag kommt zustande, wenn sich die Parteien einigen, auch mündlich oder elektronisch. Eine bestimmte Form gilt nur, wenn ein Gesetz sie vorschreibt oder die Vertragsparteien sie vereinbart haben. Fehlt eine gesetzlich vorgeschriebene Form, ist das Rechtsgeschäft grundsätzlich nichtig (§ 125 Satz 1 BGB). Für einige Verträge sieht das Gesetz andere Folgen vor.

Ob eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist, hängt vom europäischen und vom deutschen Recht ab. Die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) legt dafür zwei Grundsätze fest. Nach Art. 25 Abs. 1 darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt. Nach Art. 25 Abs. 2 hat eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Welche Signatur für einen Vertrag ausreicht, hängt deshalb von der Form ab, die das Gesetz für diesen Vertrag vorschreibt oder die die Parteien vereinbart haben.

Eine vertraglich vereinbarte Form lässt sich leichter erfüllen als die gesetzliche. Haben die Parteien die Schriftform vereinbart, genügt im Zweifel die telekommunikative Übermittlung (§ 127 Abs. 2 BGB). Haben sie die elektronische Form vereinbart, reicht im Zweifel auch eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur (§ 127 Abs. 3 BGB).

Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen der elektronischen Signatur (Art. 3 Nr. 10 bis 12):

• Einfache elektronische Signatur: Das sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Ein Beispiel ist eine in ein PDF eingefügte Unterschrift.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Sie erfüllt die vier Anforderungen aus Art. 26. Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, beruht auf Signaturerstellungsdaten unter seiner alleinigen Kontrolle und macht nachträgliche Änderungen der Daten erkennbar.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Sie ist eine fortgeschrittene Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. Ein solches Zertifikat stellt ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter erst aus, nachdem er die Identität des Unterzeichners geprüft hat (Art. 24 Abs. 1).

Eine QES-Unterschrift erkennen Sie nicht am Schriftbild. Erst die Prüfung der Signatur zeigt, ob sie auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und ob dieses von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter stammt. Diese Anbieter führen die Mitgliedstaaten in Vertrauenslisten (Art. 22), die sich im eIDAS Dashboard der EU-Kommission durchsuchen lassen. Die PSW GROUP bietet sowohl die fortgeschrittene elektronische Signatur als auch die qualifizierte elektronische Signatur an.

Schriftform, elektronische Form und Textform

Wer einen Vertrag digitalisieren will, stößt auf drei gesetzliche Formen. Ein gesetzliches Schriftformerfordernis besteht nur dort, wo ein Gesetz die schriftliche Form verlangt; daneben können die Vertragsparteien die Schriftform vereinbaren (§ 127 BGB).

• Schriftform: Nach § 126 BGB muss der Aussteller die Urkunde eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnen. Bei einem Vertrag unterzeichnen die Parteien grundsätzlich auf derselben Urkunde.
• Elektronische Form: Nach § 126a BGB fügt der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzu und versieht das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur. Bei einem Vertrag signieren die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument. Die elektronische Form ersetzt die Schriftform, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt (§ 126 Abs. 3 BGB).
• Textform: Nach § 126b BGB genügt eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine Unterschrift ist nicht nötig, deshalb kann auch eine E-Mail oder ein PDF die Textform erfüllen.

Der Unterschied zwischen Textform und Schriftform liegt also in der Unterschrift: Die Textform kommt ohne sie aus, die Schriftform verlangt sie eigenhändig oder elektronisch in Form der QES. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt die gesetzliche Schriftform deshalb nicht. Verstößt ein Vertrag gegen ein gesetzliches Schriftformerfordernis, ist er grundsätzlich nichtig. Manche Gesetze regeln die Folge anders; ein Wohnraummietvertrag über mehr als ein Jahr gilt dann zum Beispiel für unbestimmte Zeit (§ 550 BGB).

Strenger als die Schriftform sind die Formen mit Notar. Bei der öffentlichen Beglaubigung beglaubigt ein Notar die Unterschrift des Erklärenden (§ 129 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BGB). Das ist auch elektronisch möglich, denn der Notar kann die QES des Erklärenden oder eine eigenhändige elektronische Namensunterschrift beglaubigen (§ 129 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 3 BGB). Seit dem 29. Dezember 2025 gilt eine solche öffentlich beglaubigte Erklärung zugleich als Erklärung in schriftlicher Form (§ 126 Abs. 4 BGB). Bei der notariellen Beurkundung nimmt der Notar die Erklärungen der Beteiligten in eine Niederschrift auf (§§ 8 und 9 Abs. 1 Beurkundungsgesetz). Diese Form lässt sich durch eine QES der Vertragsparteien nicht ersetzen.

Welche Verträge eine qualifizierte elektronische Signatur brauchen

Eine allgemeine Pflicht zur QES gibt es nicht. Die QES wird wichtig, wenn ein Gesetz die Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht ausschließt. Wer einen solchen Vertrag ohne Papier und ohne Notar schließen will, braucht eine QES. Verlangt das Gesetz die Schriftform für den ganzen Vertrag, signieren alle Vertragsparteien jeweils ein gleichlautendes Dokument (§ 126a Abs. 2 BGB). Neben den Fällen im Arbeits- und Mietrecht, um die es in den nächsten Abschnitten geht, betrifft das zum Beispiel diese Verträge:

• den Immobiliar-Verbraucherdarlehensvertrag (§ 492 Abs. 1 BGB),
• den Teilzeit-Wohnrechtevertrag und den Vertrag über ein langfristiges Urlaubsprodukt (§ 484 Abs. 1 BGB) und
• das Leibrentenversprechen, sofern es nicht der Gewährung familienrechtlichen Unterhalts dient (§ 761 BGB); hier braucht nur das Versprechen die Schriftform, elektronisch also die QES des Versprechenden.

Beim Verbraucherdarlehen genügen für die Schriftform getrennte Erklärungen von Antrag und Annahme (§ 492 Abs. 1 Satz 2 BGB). Für Allgemein-Verbraucherdarlehensverträge ändert sich die Form: Noch bis zum 19. November 2026 müssen sie schriftlich geschlossen werden, ab dem 20. November 2026 genügt die Textform. Immobiliar-Verbraucherdarlehensverträge brauchen weiter die Schriftform. So regelt es das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/2225 über Verbraucherkreditverträge vom 12. Mai 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 139).

Wer in einem Vertrag selbst die Schriftform vereinbart, kann außerdem festlegen, dass elektronisch ausschließlich eine QES die vereinbarte Form wahrt. Ohne eine solche Festlegung gelten die Erleichterungen des § 127 BGB.

Arbeitsvertrag digital unterschreiben

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag ist an keine Form gebunden und kann deshalb auch digital unterschrieben werden. Davon zu unterscheiden ist der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz (NachwG). Diesen Nachweis muss der Arbeitgeber grundsätzlich schriftlich niederlegen, unterzeichnen und aushändigen. Seit dem 1. Januar 2025 kann er ihn auch in Textform übermitteln, wenn das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis anfordert. Das gilt nicht in den Wirtschaftszweigen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, und auf Verlangen des Arbeitnehmers muss der Nachweis schriftlich erfolgen. Die elektronische Form, also die QES, ist für diesen Nachweis ausgeschlossen.

Für die Befristung eines Arbeitsvertrags verlangt § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) die Schriftform. Elektronisch lässt sie sich mit der QES beider Seiten erfüllen. Fehlt die Form, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen (§ 16 TzBfG). Der Koalitionsausschuss hat in seinem Papier „Ein Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ angekündigt, das Schriftformerfordernis bei Befristungen zum 1. Januar 2027 aufzuheben (Nr. 34). Ein Gesetzentwurf war im Oktober 2026 noch nicht veröffentlicht; bis zu einer Gesetzesänderung gilt § 14 Abs. 4 TzBfG unverändert.

Für weitere Fälle im Arbeitsrecht gelten eigene Regeln:

• Das Arbeitszeugnis darf mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 Gewerbeordnung).
• Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher bedarf der Textform (§ 12 Abs. 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz).
• Eine Vereinbarung, nach der das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet, bedarf ebenfalls der Textform (§ 41 Abs. 3 SGB VI).
• Den wesentlichen Inhalt eines Berufsausbildungsvertrags halten Ausbildende in Textform fest (§ 11 Abs. 1 Berufsbildungsgesetz).
• Betriebsvereinbarungen und Sozialpläne können in elektronischer Form geschlossen werden. Arbeitgeber und Betriebsrat signieren dann abweichend von § 126a Abs. 2 BGB dasselbe Dokument (§ 77 Abs. 2 Satz 3 und § 112 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz).

Offen ist die Lage beim nachvertraglichen Wettbewerbsverbot. § 74 Abs. 1 HGB, der nach § 110 Satz 2 Gewerbeordnung für alle Arbeitnehmer entsprechend gilt, verlangt die Schriftform und die Aushändigung einer vom Arbeitgeber unterzeichneten Urkunde. Ob eine QES das erfüllt, lässt der Wortlaut offen. Für Kündigung und Aufhebungsvertrag gelten strengere Regeln, die der übernächste Abschnitt erklärt.

Mietvertrag digital unterschreiben

Ein Mietvertrag über Wohnraum, der auf unbestimmte Zeit läuft, ist formfrei. Wird er für längere Zeit als ein Jahr geschlossen, verlangt § 550 BGB die Schriftform. Elektronisch erfüllen Mieter und Vermieter sie, indem beide jeweils ein gleichlautendes Dokument qualifiziert signieren. Fehlt die Form, ist der Vertrag nicht nichtig, sondern gilt für unbestimmte Zeit. Auch eine Staffel- oder Indexmiete wird schriftlich vereinbart (§§ 557a, 557b BGB).

Anders ist es bei Gewerberäumen und Grundstücken. Seit dem 1. Januar 2025 genügt für Mietverträge über mehr als ein Jahr die Textform; fehlt sie, gilt der Vertrag ebenfalls für unbestimmte Zeit (§ 578 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 BGB). Für ältere Verträge galt eine Übergangsfrist bis einschließlich 1. Januar 2026 (Art. 229 § 70 EGBGB). Für die gesetzliche Form genügt bei einem Gewerbemietvertrag deshalb, dass beide Seiten ihre Vertragserklärungen zum Beispiel per E-Mail oder als PDF abgeben, wenn diese die Anforderungen der Textform erfüllen (§ 126b BGB).

Die Kündigung eines Wohnraummietverhältnisses bedarf der schriftlichen Form (§ 568 Abs. 1 BGB). Weil das Gesetz die elektronische Form hier nicht ausschließt, ist eine Kündigung mit QES möglich. Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist das anders, wie der folgende Abschnitt zeigt. Eine Mietbürgschaft schließlich folgt den Regeln für Bürgschaften: Die Bürgschaftserklärung braucht die Schriftform, und die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 766 BGB). Das gilt nicht, wenn die Bürgschaft auf der Seite des Bürgen ein Handelsgeschäft ist (§ 350 HGB).

Wann auch die QES nicht genügt

Für einige Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus. Eine QES genügt dann nicht, und die Erklärung muss die gesetzliche Schriftform in der Regel durch eine eigenhändige Unterschrift wahren. Das betrifft vor allem diese Fälle:

• die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und den Auflösungsvertrag, der oft Aufhebungsvertrag genannt wird (§ 623 BGB),
• die Bürgschaftserklärung (§ 766 Satz 2 BGB),
• das Schuldversprechen und das Schuldanerkenntnis (§ 780 Satz 2 und § 781 Satz 2 BGB),
• das Leibrentenversprechen, soweit es der Gewährung familienrechtlichen Unterhalts dient (§ 761 Satz 2 BGB), und
• den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen in elektronischer Form (§ 2 Abs. 1 Satz 8 NachwG); hier ist unter den oben genannten Bedingungen aber die Textform möglich.

Für Bürgschaft, Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis gibt es eine Ausnahme für Kaufleute: Ist die Erklärung auf der Seite des Bürgen oder des Schuldners ein Handelsgeschäft, gelten diese Formvorschriften nicht (§ 350 HGB).

Noch strenger ist die notarielle Beurkundung. Ein Vertrag, mit dem sich jemand verpflichtet, das Eigentum an einem Grundstück zu übertragen oder zu erwerben, bedarf ihrer (§ 311b Abs. 1 BGB). Eine QES der Vertragsparteien ersetzt sie nicht, denn § 126 Abs. 3 BGB lässt die elektronische Form nur an die Stelle der Schriftform treten.

Beweiswert digital unterschriebener Verträge

Auch wo keine Form vorgeschrieben ist, spielt die Wahl der Signatur eine Rolle, nämlich im Streitfall. Ein privates elektronisches Dokument mit QES wird beim Beweis wie eine private Urkunde behandelt (§ 371a Abs. 1 Satz 1 ZPO). Eine unterschriebene Privaturkunde begründet vollen Beweis dafür, dass die Erklärung vom Aussteller abgegeben wurde (§ 416 ZPO). Hinzu kommt der Anschein der Echtheit, der sich aus der Prüfung der QES ergibt. Er lässt sich nur durch Tatsachen erschüttern, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung von der verantwortenden Person abgegeben wurde (§ 371a Abs. 1 Satz 2 ZPO).

Für einfache und fortgeschrittene Signaturen gibt es keine solche Beweisregel. Ihnen darf die Zulässigkeit als Beweismittel aber nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegen oder nicht qualifiziert sind (Art. 25 Abs. 1 eIDAS). Ihren Beweiswert würdigt das Gericht frei (§ 286 ZPO). Für formfreie Verträge heißt das: Je wichtiger später der Nachweis sein kann, wer was unterschrieben hat, desto eher lohnt sich eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur.

Vertrag digital unterschreiben: Worauf Unternehmen achten sollten

Ob sich ein Vertrag digital unterschreiben lässt und mit welcher Signatur, entscheidet sich Vertrag für Vertrag. Fünf Punkte helfen bei der Einordnung:

1. Form klären: Prüfen Sie, ob ein Gesetz eine Form vorschreibt und ob der Vertrag selbst eine Schriftformklausel enthält. Daraus ergibt sich, welche Signatur ausreicht.
2. Signatur passend wählen: Formfreie Verträge lassen sich mit jeder Signaturart schließen; je wichtiger der spätere Nachweis ist, desto eher lohnt sich eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur. Für die Textform genügt eine Erklärung ohne Unterschrift. Für die Schriftform braucht es elektronisch die QES aller Unterzeichner. In den Ausschlussfällen und bei einer Beurkundungspflicht führt der Weg weiter über die eigenhändige Unterschrift oder den Notar.
3. Identifizierung einplanen: Für eine QES prüft der Vertrauensdiensteanbieter die Identität der Unterzeichner (Art. 24 Abs. 1 eIDAS). Auf der PSW GROUP Signaturplattform powered by SIGNIUS identifizieren sich Kontoinhaber einmalig über Verimi, per Videoidentifikation oder per Selfie Ident mit der NECT-App. Wie das abläuft, beschreibt der Support-Artikel zu den Identifikationsmöglichkeiten der Signaturplattform.
4. Signierte Datei prüfen und aufbewahren: Die Signatur lässt sich nur am elektronischen Dokument prüfen. Ein Ausdruck enthält sie nicht, deshalb gehört die signierte Datei ins Archiv. Wie Sie ein PDF elektronisch unterschreiben, erklärt eine eigene Anleitung im Blog.
5. Entwicklung im Blick behalten: Mit d-you, der staatlichen EUDI-Wallet für Deutschland, sollen qualifizierte elektronische Signaturen nach aktuellem Planungsstand im Laufe des Jahres 2027 möglich werden. Die eIDAS-Verordnung schreibt diese Funktion für solche Wallets vor (Art. 5a); die Regeln für Deutschland enthält das Digitale Identitätengesetz (DIdG), das der Bundestag am 15. Oktober 2026 beschlossen hat.

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