eVergabe von öffentliche Ausschreibungen mit S/MIME-Zertifikat komplett elektronisch abwickeln

Möchten Sie auf den üblichen langwierigen Postweg bei Ausschreibungen verzichten, finden Sie mit e-Vergabe die Plattform des Bundes, auf der öffentliche Ausschreibungen komplett elektronisch abgewickelt werden. Wir haben uns für Sie angeschaut, wie eVergabe überhaupt entstand, welche Vorteile sich daraus für Sie ergeben und wie Sie Ihr Zertifikat auf der Vergabeplattform einsetzen können.

eVergabe bringt Vergabestellen und Unternehmen zusammen

E-Vergabe steht für elektronische Vergabe, wobei das Abwickeln von Beschaffungsprozessen komplett elektronisch ablaufen soll. Komplett bedeutet: vom Bekanntmachen einer Vergabe über das Übermitteln der jeweiligen Ausschreibungsunterlagen, dem elektronischen Ausfüllen von Verdingungsunterlagen, dem Einbinden Ihrer Nachweise, um Fachkunde und weitere Kenntnisse/ Befähigungen zu belegen, bis hin zum Abgeben des Angebots mithilfe der digitalen Signatur, dem Erteilen eines Zuschlags und dem Abschließen des Vertrags. Per EU-Definition umfasst die eVergabe den „von der Bekanntmachung bis zur Bezahlung erfolgenden Einsatz elektronischer Verfahren für Kommunikation und Vorgangsbearbeitung durch Einrichtungen des öffentlichen Sektors beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen oder der Ausschreibung öffentlicher Arbeiten“ (s. Strategieblatt für die e-Vergabe, „Mitteilung der Kommission an das Europäische Parlament, den Rat, den Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss und den Ausschuss der Regionen“ vom 20.04.2013, COM(2012) 179 final, zuletzt aufgerufen am 22.06.2015, PDF).

Verschiedene E-Vergabeplattformen haben ihren Weg ins World Wide Web gefunden, wobei hier die tatsächlichen Vergabeplattformen von sogenannten Bekanntmachungs-Plattformen abzugrenzen sind. Letztere dienen ausschließlich dem Bereitstellen von Informationen. Hierzu gehören beispielsweise TED (= Tenders electronic daily; ehemals „Amtsblatt S“ der EU) oder die Plattform „bund.de“; Deutschlands nationales Pendant. Um elektronische Angebote mit einer elektronischen Signatur abgeben zu können, bedienen sich die verschiedenen Plattformen zur Vergabe von Ausschreibungen in aller Regel zweier Wege: webbasierte Lösungen sowie Applikationen, die lokal auf dem Rechner der jeweiligen Bieter installiert werden (sogenannte Fat-Client-Lösungen). Zur webbasierten Abgabe von Angeboten ist ein aktueller Webbrowser vonnöten. Die Plattformen arbeiten mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um die vertrauliche Übertragung sensibler Daten im Rahmen der Angebotsvergabe zu gewährleisten. Die Fat-Client-Lösungen bedürfen neben einem aktuellen Webbrowser zusätzlich die Installation von Software auf dem PC des Bieters. Sowohl die elektronische Signatur als auch die Verschlüsselung der Angebote erfolgt lokal, also noch vor dem Übertragen an die entsprechende Vergabeplattform.

Die Anzahl verschiedener Vergabeplattformen sowie die vielen verschiedenen technischen Ansätze zeigen eines der noch größeren Probleme im Rahmen der eVergabe auf: es fehlen allgemeinverbindliche Standards. Dieses Fehlen sorgt dafür, dass die Akzeptanz sowohl in der Wirtschaft als auch im Handwerk derzeit noch gering ausfällt. Es gehörte zu den Zielen der EU, bis Ende 2007 im öffentlichen Sektor vollständig auf die elektronische Vergabe zu setzen. Dieses Ziel wurde jedoch grandios verfehlt: kommunale Vergabestellen setzen in den wenigsten Fällen auf elektronische Vergabelösungen. Auf Bundesebene sieht das anders aus – seit Januar 2010 nimmt das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern Angebote ausschließlich in elektronischer Form entgegen. Im selben Jahr hat auch die Bundesfinanzdirektion Südwest umgestellt; Angebote werden ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes abgegeben.

Kurzer Ausflug in die Geschichte & Zukunft der eVergabe

Den rechtlichen Grundstein legte die Bundesregierung in Deutschland bereits 2001, als die Vergabeverordnung, das novellierte Signaturgesetz sowie die Signaturverordnung in Kraft traten. Die EU-Kommission legte im Jahre 2004 einen Aktionsplan vor, der das Umsetzen und Anwenden geltender Rechtsvorschriften bei der elektronischen Vergabe öffentlicher Ausschreibungen klären sollte. Ziel der EU-Kommission war es, das Digitalisieren von Vergabeprozessen zu beschleunigen und es wurde eine neue Diskussion zum Einführen der eVergabe angestoßen. Bis 2007 sollte das vollelektronische Vergabesystem in sämtlichen Mitgliedstaaten eingeführt werden.

Derzeit finden wieder verstärkt Diskussionen zur e-Vergabe statt: Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) möchte das deutsche Vergaberecht einfacher und anwenderfreundlicher gestalten. Das Bundeswirtschaftsministerium legte einen Referentenentwurf zum Vergaberechtsmodernisierungsgesetz vor, der derzeit die Ressortabstimmung durchläuft. Der Entwurf enthält Ideen, um die „Vergabeverfahren einfacher, moderner und schneller, aber auch grundsätzlich elektronisch“ umzusetzen; das elektronische Vergabeverfahren soll also neu angekurbelt werden. Und das macht Sinn, wenn man sich potenzielle Einsparungen anschaut, die durch die eVergabe entstehen. Das Fachmagazin „Beschaffung aktuell“ zeigt am Beispiel der Kommune Wuppertal, dass die elektronische Vergabe öffentlicher Ausschreibungen …

• … Durchlaufgeschwindigkeiten durch das Wegfallen von Transport- sowie Liegezeiten wesentlich erhöht,
• … die Anzahl fehlerhafter Ausschreibungen mithilfe von Vollständigkeits- sowie Plausibilitätsprüfungen nun gen Null tendiert,
• … die Korrekturnotwenigkeit deutlich gesunken ist.

Wuppertal könne sich dem Bericht zufolge über Kosteneinsparungen von 39 % für VOB-Vergaben und etwa 36 % für VOL-Vergaben freuen. Jährlich lägen die erzielten Einspareffekte bei ca. 466.000 € – „konservativ gerechnet“, schreiben die Redakteure von „Beschaffung aktuell“.

Vor- und Nachteile der elektronischen Vergabe (eVergabe)

Die eVergabe ist Bestandteil des elektronischen Geschäftsverkehrs. Die Beschaffungsvorgänge haben aufgrund des transparenten Angebotsverfahrens an Rechtssicherheit gewonnen, werden zudem vereinfacht und leisten ihren Beitrag zu der von allen Seiten angestrebten Entbürokratisierung. Die entstehende Zeit- und Kostenersparnis ist, wie gerade erwähnt, nicht zu verachten. Funktionen wie der Versand von Nachrichten an alle Teilnehmer oder automatische Empfangsbestätigungen sparen Zeit und erleichtern die gesamte Kommunikation. Öffentliche Auftraggeber profitieren zudem von einer recht guten Systematik innerhalb des Vergabeprozesses. Das Hinterlegen von vergaberechtlichen Regelungen sorgt darüber hinaus für die nötige Rechtssicherheit. Aufgrund des Vergabevermerks kommen Auftraggeber den Anforderungen an die Dokumentationspflicht nach, was eine transparente Vorgehensweise ermöglicht.

Unternehmen haben den großen Vorteil, gezielt nach Ausschreibungen aus dem öffentlichen Sektor suchen zu können. Der Zugang zu diesen Ausschreibungen konnte insgesamt vereinfacht werden und der Aufwand soll weiter gesenkt werden. Die unmittelbare Einsicht in Verdingungsunterlagen sowie das schnelle Bearbeiten und Übermitteln von Angeboten sind weitere Vorteile für Unternehmen. Weiter verringern sich Zustellrisiko und Zustellzeiten. Dank der Möglichkeit, auf gängigen Plattformen Suchprofile anzulegen und zu speichern, wird der Arbeitsaufwand der Auftragsrecherche wesentlich reduziert. Ein Vorteil für alle Beteiligten ist das Verringern der Fehlerquote: während das manuelle Übertragen von Daten vom Papier in die Datenbanken bei aller Vorsicht gerne zu Fehlern geführt hat, werden Übertragungsfehler nun gänzlich vermieden. Manipulationsmöglichkeiten werden darüber hinaus aufgrund der elektronischen Signatur reduziert. Alle Vorgänge werden dokumentiert, was zu einer erhöhten Transparenz im Vergabeprozess führt.

Noch hat die eVergabe jedoch auch mit Nachteilen zu kämpfen: Plattformen zur elektronischen Vergabe steigen in Deutschland ständig. Insgesamt fehlt es derzeit an Einheitlichkeit und Standardisierungen. Möchten sich Unternehmen regelmäßig an den Ausschreibungen, die Bund, Länder und Kommunen bereitstellen, beteiligen, sind bislang Anmeldungen auf jeder einzelnen Plattform unumgänglich. Dort anzutreffen sind häufig unterschiedlich hohe Kosten, verschiedene Standards bezüglich der Prozessabwicklung sowie gegebenenfalls Interoperabilitätsprobleme. Bislang ist es alleinig die Entscheidung der jeweiligen Vergabestelle, welche elektronische Signatur zugelassen wird. Die Novellierung der VOL/A führte zwar dazu, dass Aufraggeber das Verwenden der fortgeschrittenen Signatur wählen, das nützt jedoch nichts, wenn Vergabestellen vorrangig bestimmen. Sämtliche genannten Vorteile können zudem erst vollumfänglich greifen, wenn die elektronische Vergabe für Unternehmen und Auftraggeber zum Standard geworden ist. Die EU-Planungen zielen darauf ab, sodass sich dieser Nachteil womöglich künftig selbst auflöst.

Viele dieser Nachteile sind bereits durch neue Möglichkeiten ausgeglichen worden. So wurde beispielsweise mit XVergabe eine weitere Plattform vorgestellt, die als Schnittstelle zwischen den Vergabeplattformen der öffentlichen Hand verstanden wird. Die Schnittstelle realisiert eine Interoperabilität zwischen den unterschiedlichen existierenden Plattformen, sodass der Bieter lediglich einen Client installieren muss, um auf sämtliche Ausschreibungsplattformen zugreifen zu können. Bis 2016 möchte das Beschaffungsamt XVergabe als verbindlichen nationalen Standard etabliert haben. Dazu beitragen kann in jedem Fall, dass XVergabe bereits mit e-SENS, einem EU-Projekt, das europäische Vergabeplattformen grenzüberschreitend verbinden soll, gekoppelt wurde. Wir befinden uns also insgesamt auf dem angestrebten Weg der einheitlichen Standardisierung, sodass in Zukunft mehr Unternehmen von einheitlichen Ausschreibungen sowie den oben erwähnten Vorteilen profitieren können.

Technische Voraussetzungen zur Teilnahme

Um sich an der elektronischen Vergabe von Ausschreibungen beteiligen zu können, benötigen Sie einen Internetanschluss. Verwenden können Sie die beiden Standardprotokolle HTTP und HTTPS; wir empfehlen HTTPS zum Schutz Ihrer Daten. Am Arbeitsplatzrechner muss der Angebotsassistent (AnA) installiert sein, der als Java-WebStart-Programm eine Oracle Java Runtime Environment voraussetzt. Ihr Rechner muss mindestens über eine 2 GHz-CPU sowie 1 GB RAM (bei 32 Bit-Systemen; 2 GB für 64-Bit-Systeme) verfügen. Kompatibilität besteht zu Microsoft Windows ab Vista bzw. Server 2008 und zu Apple Mac OS X ab Version 10.8 (Mountain Lion). Auch gängige Linux-Distributionen (Ubuntu ab 12.04, Debian ab 6, RHEL/CentOS ab 5, OpenSUSE ab 13.1, SUSE Linux Enterprise ab 10) sind kompatibel. Zusätzliche Software, die Sie benötigen, fasst die Vergabeplattform des Bundes an dieser Stelle zusammen. Vergabestellen der elektronischen Vergabe unterstützen fortgeschrittene Signaturzertifikate sowie qualifizierte Signaturen, die mithilfe einer Signaturkarte und einem Kartenlesegerät nach § 2 Signaturgesetz (SigG) erstellt wurden. Die Website hält eine Liste unterstützter Signaturzertifikate sowie Kartenlesegeräte bereit.

Wenngleich der neue Personalausweis theoretisch für die Signatur verwendet werden kann, wird für Vergabestellen die Anmeldefunktion mittels fortgeschrittener Signatur gefordert. Der neue Personalausweis unterstützt diese Funktion leider nicht, sodass er nicht zur Anmeldung verwendet werden kann.

Eine weitere Grundvoraussetzung zum Nutzen der e-Vergabe ist ein elektronisches Zertifikat. Dies benötigen Sie auch dann, wenn Sie lediglich Unterlagen anfordern möchten. Mithilfe des Zertifikats registrieren Sie sich bei der eVergabe, beziehen elektronische Unterlagen und können Ihre Angebote mit der notwendigen elektronischen Signatur versehen. Man unterscheidet zwischen softwarebasierten (fortgeschrittenen) sowie kartenbasierten (qualifizierten) Signaturzertifikaten. Es ist wichtig, dass für das Zertifikat eine Person im Unternehmen ausgewählt wird, die fürs Unternehmen zeichnungsberechtigt ist, da die Zertifikate immer auf Personen ausgestellt werden.

S/MIME-Zertifikate für die eVergabe

Für die elektronische Signatur bilden auf S/MIME basierende Zertifikate die Grundlage. Wichtig ist, dass Sie sich mindestens für ein Class 3-Zertifikat entscheiden: Nach Class 3 zertifizierte S/MIME-Zertifikate werden auch Identitätszertifikate genannt, da die Identität des Zertifikatinhabers anhand offizieller Verzeichnisse und Dokumente geprüft wird. Dies kann etwa durch einen Handelsregisterauszug geschehen, wenn der zeichnungsberechtigte Antragsteller bei einem im Handelsregister eingetragenen Unternehmen arbeitet.

Bei uns können Sie Ihr Class 3-S/MIME-Zertifikat bereits ab 29 Euro pro Jahr bestellen. Die Zertifikatslösungen unserer namhaften Zertifizierungsstellen vereinen die Vorteile von Verschlüsselung und Signatur und schaffen für Sie die Voraussetzungen, am Vergabeverfahren der eVergabe teilzunehmen. Der Gesetzgeber schreibt das Verwenden eines S/MIME-Zertifikats in der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), konkret im § 15 VgV, vor: „Digitale Angebote sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen und zu verschlüsseln“, heißt es dort wörtlich.

Um zum Ausschreiben oder Bieten signieren zu können, stellt die eVergabe verschiedene Anleitungen bereit:

• Anleitung zum Signieren mit dem Angebotsassistenten (AnA)
• Anleitung zum Signieren mit dem Signatur-Client für Bieter
• Testsignaturdokument zum Testen Ihrer elektronischen Signatur

S/MIME-Zertifikate für die eVergabe – Fazit

Was bis 2007 nicht gelang, wird mit großer Sicherheit im Jahr 2016 umgesetzt, da nun die Weichen gestellt sind: öffentliche Ausschreibungen werden ausschließlich auf elektronischem Wege realisiert, was nicht nur Papierberge und Zeit, sondern auch Manpower und damit Kosten einspart – und zwar auf Seiten aller Beteiligten. Damit der Wettbewerb durch die daraus folgende Transparenz wie geplant und gewünscht ordentlich angekurbelt wird, wie sich die Gesetzgeber auf EU- und nationaler Ebene das vorstellen, sind geringe technische Hürden für den Einstieg zu nehmen. Neben den Leistungsvoraussetzungen für Ihren Rechner gehört dazu ein S/MIME-Zertifikat, das Class 3-zertifiziert und damit signierfähig ist. Dieses Zertifikat versetzt Sie in die Lage, an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen und dabei Ihre Daten effizient zu schützen. Wenngleich es noch etwas dauern wird, bis die gesamte Vergabe ausschließlich elektronisch erfolgen kann, lohnt sich die geringe Investition in ein signierfähiges S/MIME-Zertifikat bereits jetzt: schon heute wird eine Vielzahl öffentlicher Ausschreibungen über die eVergabe realisiert und durch neue Schnittstellen wie XVergabe werden endlich einheitliche Standards geschaffen, sodass Sie bereits jetzt durch Ihr S/MIME-Zertifikat der Class 3 profitieren.