PDF elektronisch unterschreiben: So geht´s

PDF-Dateien haben sich längst als Standardformat für digitale Dokumente etabliert, besonders dann, wenn Inhalte rechtssicher und unveränderbar übermittelt werden sollen. Verträge, Vereinbarungen oder offizielle Schreiben landen heute fast ausschließlich als PDF im Posteingang. Parallel dazu entwickelt sich auch die Art und Weise, wie solche Dokumente unterzeichnet werden, rasant weiter: Statt Ausdruck und handschriftlicher Unterschrift greifen immer mehr Unternehmen und Privatpersonen zur digitalen Signatur. Der Trend zur elektronischen Unterschrift nimmt stetig zu. Doch wie funktioniert das elektronische unterschreiben im PDF eigentlich, und worauf sollten Sie achten? Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach PDF elektronisch unterschreiben.

Vom Papier zum Pixel: Rechtssicher unterschreiben im digitalen Zeitalter

Ob Arbeitsverträge, Kaufvereinbarungen oder behördliche Schreiben: Viele dieser Dokumente wurden bis vor wenigen Jahren noch ausgedruckt, von Hand unterschrieben und anschließend per Post oder Scan weitergeleitet. Ein Prozess, der nicht nur Zeit kostet, sondern auch Ressourcen.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich aber auch die Art und Weise, wie wir Dokumente unterzeichnen, grundlegend gewandelt. Immer häufiger werden Unterschriften elektronisch geleistet – und zwar direkt im PDF, was schnell, effizient und ortsunabhängig funktioniert. Der Trend geht klar in Richtung papierloses Büro und rechtssicherer digitaler Signatur. Allerdings muss eine elektronische Unterschrift im Zweifelsfall auch vor Gericht Bestand haben – sie muss also rechtlich bindend sein. Eine bloß eingescannte Unterschrift, die per Drag & Drop oder Copy-Paste unter ein PDF eingefügt wird, erfüllt diese Anforderungen nicht und bietet keine rechtliche Sicherheit.

In den nächsten Abschnitten zeigen wir Ihnen, wie Sie ein PDF rechtssicher elektronisch unterschreiben, welche Tools sich dafür eignen und was Sie rechtlich beachten sollten.

Vertrag oder Memo: Welches Dokument möchten Sie elektronisch unterschreiben?

Bevor Sie ein PDF-Dokument elektronisch unterschreiben, lohnt sich ein kurzer, aber wichtiger Schritt: Überlegen Sie genau, um welche Art von Dokument es sich handelt. Denn nicht jedes Dokument erfordert die gleiche Art der Signatur – sowohl in technischer als auch in rechtlicher Hinsicht.

Grundsätzlich gilt: Je höher die rechtliche Bedeutung eines Dokuments, desto sicherer muss die elektronische Unterschrift sein. Ein internes Protokoll oder eine formlose Freigabe erfordert weniger Schutzmaßnahmen als ein Arbeitsvertrag oder ein rechtsverbindlicher Mietvertrag. Deshalb ist es entscheidend, bereits im Vorfeld den richtigen Signaturtyp zu wählen.

Die passende Signaturart wählen

Je nach Art des Dokuments gibt es drei Stufen elektronischer Signaturen, die Sie kennen sollten.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie möchten ein Angebot oder eine interne Entscheidung elektronisch freigeben. In diesem Fall reicht oft eine einfache elektronische Signatur (EES) aus. Diese Form der Unterschrift kann z. B. durch das Einfügen eines eingescannten Unterschriftsbildes oder durch die Nutzung einfacher Online-Tools erfolgen. Für informelle oder interne Prozesse ist das meist völlig ausreichend.

Anders sieht es aus, wenn Sie einen Mietvertrag, eine arbeitsrechtliche Vereinbarung oder ein offizielles Dokument unterzeichnen möchten. Hier kommt die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder sogar die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ins Spiel. Letztere ist durch die eIDAS-Verordnung auf EU-Ebene geregelt und der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Sie erfordert jedoch eine Identitätsprüfung – beispielsweise per Ausweis oder Videoident-Verfahren – und wird über einen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter erstellt.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist Zertifikats-basiert und wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt. Diese Form der elektronischen Signatur kann rechtssicher die handschriftliche Signatur ersetzen.

EES, FES und QES: Signaturarten im Überblick

Einfache elektronische Signatur (EES)

• Für Dokumente ohne gesetzlich vorgeschriebene Form
• Zum Beispiel für interne Freigaben, Angebote oder einfache Schreiben
• Unterschrift per Mausklick, eingescanntes Bild oder digitales Signaturfeld

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

• Höheres Sicherheitsniveau
• Der Unterzeichner muss eindeutig identifizierbar sein
• Ideal für geschäftliche Verträge, bei denen die Identität nachweisbar sein soll

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

• Höchste Sicherheits- und Rechtsverbindlichkeitsstufe
• Erfordert Identitätsprüfung durch einen zertifizierten Anbieter
• Entspricht der handschriftlichen Unterschrift gemäß EU-Recht (eIDAS-Verordnung)
• Geeignet für Mietverträge, Arbeitsverträge, Behördenformulare usw.

PDF elektronisch unterschreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Jetzt wird’s praktisch. Denn nun zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr PDF rechtssicher elektronisch unterschreiben. Sie werden sehen: Mit der richtigen Vorbereitung und einem passenden Tool ist das elektronische Signieren von PDF-Dateien schnell erledigt.

Schritt 1: Welches Dokument soll unterschrieben werden?

Bevor Sie mit dem Signieren beginnen, überlegen Sie, um welches Dokument es sich handelt: Ist es ein internes Memo, ein Kaufangebot, ein Mietvertrag oder ein Arbeitsvertrag? Je nachdem, wie rechtlich bedeutend das Dokument ist, müssen Sie gleich unterschiedliche Signaturarten verwenden.

Schritt 2: Passende Signaturart wählen

Abhängig vom Dokument wählen Sie nun die passende Signaturart:
• Einfache elektronische Signatur für Dokumente mit geringer rechtlicher Bedeutung, z. B. für interne Freigaben oder einfache Angebote. Sie können diese Signatur einfach per Klick oder durch Zeichnen auf dem PDF hinzufügen.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur für geschäftlich relevante Dokumente, bei denen es wichtig ist, die Identität des Unterzeichners eindeutig nachweisen zu können.
• Qualifizierte elektronische Signatur für besonders wichtige Verträge oder Dokumente, wie z. B. Arbeits- oder Mietverträge. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Schritt 3: Signaturtool auswählen

Die möchten eine FES oder QES unter ein PDF setzen? Um das Dokument nun elektronisch zu unterschreiben, benötigen Sie ein passendes Tool. Es gibt viele Anbieter, die sowohl einfache als auch fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen unterstützen. Bekannte Anbieter sind z. B.: DocuSign, AdobeSign oder YouSign. Die meisten dieser Tools bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit denen Sie Ihr Dokument hochladen, unterschreiben und versenden können.

Übrigens können auch wir Sie unterstützen: Bei der PSW GROUP finden Sie eine große Auswahl an Anbietern fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen, wie Sectigo, GlobalSign, DigiCert und D-Trust. Wir bieten Signaturpakete mit einer bestimmten Anzahl von qualifizierten oder fortgeschrittenen Signaturen (z.B. 30, 120, 1200) an, die Sie innerhalb eines festen Zeitraums (i.d.R. pro Jahr) nutzen können. Mehr Infos erhalten Sie auf unser Produktsite zum Thema e-Signing.

Schritt 4: Validierung bei FES und QES

Für fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen ist eine Identitätsprüfung erforderlich. Bei der FES erfolgt dies oft über ein Verfahren wie Zwei-Faktor-Authentifizierung. Für die QES, die die höchste Sicherheitsstufe hat, müssen Sie Ihre Identität durch eine Video-Identifikation, den Ausweis-Scan oder ein ähnliches Verfahren bestätigen.

Nach der Bestätigung der Identität wird diese von der Zertifizierungsstelle an ein PKI-basiertes digitales Zertifikat (Document-Signing-Zertifikat) gebunden. Das digitale Zertifikat wird mit einem kryptografischer Algorithmus verschlüsselt, sodass die elektronische Signatur einem eindeutigen Digital-Fingerabdruck gleichkommt.

Schritt 5: PDF signieren & versenden

Nach der Identitätsprüfung und Ausstellung Ihres digitales Zertifikat durch den zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) können Sie Ihr PDF signieren. Dazu wird Ihre elektronische Unterschrift fest in das PDF eingebettet und enthält Zeitstempel, Signaturzertifikat und Identitätsnachweis (bei FES/QES). Diese Infos können Empfänger übrigens mit einem PDF-Viewer (z. B. Adobe Reader) prüfen. Manipulationen wären sofort sichtbar.

Fazit: PDF elektronisch unterschreiben ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung

PDF elektronisch zu unterschreiben ist längst mehr als ein Trend. Es ist ein unverzichtbarer Teil moderner Geschäftsprozesse und bietet mit seiner Geschwindigkeit, Transparenz, Sicherheit und natürlich Rechtskonformität reichlich Vorteile. Ob einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur: Wichtig ist, dass Sie die richtige Signaturart und ein vertrauenswürdiges Tool wählen. Besonders bei sensiblen oder rechtlich bedeutenden Dokumenten sollten Sie auf geprüfte Lösungen setzen.

Wir, die PSW GROUP, bieten Ihnen über unsere Signaturplattform flexible Möglichkeiten. Und nun machen auch Sie Ihre Prozesse digital. Ihre Kunden, Partner und auch die Umwelt werden es Ihnen danken.

Für Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen sehr gern zur Seite. Hier geht’s zum Kontakt.