E-Mails sicher nutzen: 5 Tipps für mehr Sicherheit im Posteingang

Phishing, Malware, Datenklau: Ihr Posteingang ist täglich zahlreichen Gefahren ausgesetzt. Mit fünf praxisnahen Tipps und einer kompakten Checkliste möchten wir Ihnen heute zeigen, wie Sie Ihre E-Mails sicher nutzen und sich wirksam vor Cyberbedrohungen schützen können.

Warum E-Mail-Sicherheit wichtig ist

Die E-Mail ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag. Täglich versenden und empfangen wir unzählige Nachrichten, oft mit sensiblen Informationen und Anhängen.
Doch mit der ständigen Nutzung steigt auch das Risiko: Phishing-Angriffe, Schadsoftware, Datenklau oder Identitätsdiebstahl gehören längst zum Alltag im digitalen Raum. Cyberkriminelle werden immer raffinierter und zielen gezielt auf menschliche Fehler oder technische Schwachstellen ab.

Wie Sie E-Mails sicher nutzen

Wer das Medium E-Mail sicher nutzen möchte, sollte daher nicht nur auf moderne Technologien setzen, sondern auch das eigene Verhalten überdenken. Bereits durch einfache Verhaltensregeln und technische Schutzmaßnahmen können Sie Ihre E-Mail-Sicherheit deutlich erhöhen. Legen wir los:

Starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung

Der erste und vielleicht wichtigste Schritt, um E-Mails sicher zu nutzen, beginnt schon bei der Anmeldung: Mit einem starken Passwort und der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

Ein sicheres Passwort schützt Ihren E-Mail-Account vor unbefugtem Zugriff. Doch viele Nutzende setzen noch immer auf viel zu leicht zu erratende Kombinationen wie „123456“ oder verwenden dasselbe Passwort für mehrere Dienste.

Ein gutes Passwort sollte mindestens 12 Zeichen lang sein und eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen sowie Sonderzeichen enthalten. Vermeiden Sie bitte Namen, Geburtsdaten oder Wörter, die Sie auch im Wörterbuch finden. Nutzen Sie für jeden Dienst ein eigens Passwort. Passwortmanager können Ihnen helfen, starke Passwörter zu generieren und sicher zu speichern.

Extra-Tipp: Eine Methode, um ein starkes, aber merkbares Passwort zu erstellen, wäre es, dieses aus den Anfangsbuchstaben der Wörter eines Satzes zu kreieren.

Hier ein Beispiel:

Satz: „Ich trinke morgens um 8 Uhr gern starken Kaffee mit Hafermilch!“

Daraus wird das Passwort: Itm@8UgsKmH!

Haben Sie den kleinen kreativen Twist bemerkt? Aus „um 8 Uhr“ wurden Zahl + Symbol @8U. Außerdem wurde aus dem Satzzeichen (!) gleich auch das Sonderzeichen im Passwort.

Noch sicherer wird Ihr Account mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Denn hier reicht das Passwort allein nicht mehr aus. Bei jedem Login wird zusätzlich ein Einmalcode abgefragt, der z. B. per App oder SMS versendet wird. Selbst wenn also Cyberkriminelle Ihr Passwort herausfinden, bleibt der Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto damit verwehrt.

Extra-Tipp: Viele E-Mail-Anbieter unterstützen mittlerweile 2FA. Aktivieren Sie diese Funktion unbedingt.

Wenn Sie mehr über die 2FA erfahren möchten, legen wir Ihnen unseren früheren Blogbeitrag „2-Faktor-Authentifizierung: Hält doppelt wirklich besser?“ ans Herz. Darin haben wir die Zwei-Faktor-Authentifizierung ausführlich erklärt.

Vorsicht vor Phishing: E-Mails kritisch prüfen

Phishing zählt zu den größten Bedrohungen im digitalen Raum und die Zahlen sprechen für sich: Wussten Sie zum Beispiel, dass statistisch gesehen jede zweite E-Mail Spam ist? Und ein ganz erheblicher Teil davon mit betrügerischer Absicht?

Und die Angriffe werde immer ausgeklügelter: Professionell gestaltete Fake-E-Mails, gefälschte Absenderadressen und täuschend echte Webseiten bringen selbst erfahrene Nutzer:innen ins Straucheln. Doch woran erkennt man eine Phishing-Mail? Hier ist ein wachsames Auge die beste Verteidigung.

Achten Sie besonders auf folgende Anzeichen:

• Unbekannte oder merkwürdig wirkende Absenderadressen. Oft enthalten sie kleine Buchstabendreher oder ungewöhnliche Domains.
• Dringlichkeitsaufforderungen wie „Sofort handeln!“, „Ihr Konto wird gesperrt!“ oder „Letzte Warnung“ setzen gezielt unter Druck.
• Rechtschreibfehler oder holprige Formulierungen können ebenfalls Hinweise auf einen Betrugsversuch sein.
• Verdächtige Links, die beim Darüberfahren mit der Maus eine andere URL anzeigen als im Text sichtbar. Bitte bloß nicht klicken!

Fragen Sie im Zweifel beim vermeintlichen Absender über einen bekannten Kanal nach; ganz besonders bei E-Mails, die ungewöhnlich oder untypisch erscheinen. Öffnen Sie keine Anhänge oder Links, wenn Sie sich nicht absolut sicher sind.

S/MIME-Zertifikate: Verschlüsselung und digitale Signaturen

Standardmäßig werden E-Mails nur unverschlüsselt übertragen, sodass sie auf dem Weg vom Absender zum Empfänger theoretisch mitgelesen oder manipuliert werden könnten. Achten Sie deshalb auf eine durchgängige Verschlüsselung und Authentifizierung.

Genau an dieser Stelle kommen S/MIME-Zertifikate ins Spiel. S/MIME steht für Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions und ermöglicht zwei zentrale Sicherheitsfunktionen:

Verschlüsselung der E-Mail-Inhalte: Nur der beabsichtigte Empfänger mit dem passenden privaten Schlüssel kann die Nachricht lesen. Das schützt vor unbefugtem Zugriff und gewährleistet die Vertraulichkeit Ihrer Kommunikation.

Digitale Signatur: Durch das Signieren einer E-Mail wird sichergestellt, dass die Nachricht tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und auf dem Weg nicht verändert wurde. So wird die Authentizität und Integrität Ihrer E-Mails gewährleistet.

→ Gut zu wissen: S/MIME ist ein plattformübergreifender Standard und funktioniert sowohl unter Windows, Linux als auch Mac. S/MIME-Zertifikate lassen sich unkompliziert in gängige E-Mail-Programme wie Outlook, Thunderbird oder Apple Mail integrieren und bieten einen hohen Schutz mit minimalem Mehraufwand. Zu unseren S/MIME-Zertifikaten geht’s übrigens hier lang.

Regelmäßige Updates und aktueller Virenschutz

Ein veralteter E-Mail-Client oder ein ungepatchtes Betriebssystem sind ein gefundenes Fressen für Cyberkriminelle, um in Systeme einzudringen und schadhafter Software wie Viren oder Ransomware Tür und Tor zu öffnen. Viele Angriffe basieren auf bekannten Schwachstellen, für die längst Sicherheitsupdates existieren.

Halten Sie Ihre Software also bitte immer auf dem neuesten Stand. Konkret:

• Installieren Sie regelmäßig Updates , sobald diese verfügbar sind. Diese Patches beheben nicht nur Fehler, sondern vor allem Sicherheitslücken. Das gilt für Ihr Betriebssystem, Ihre E-Mail-Software und vor allem für Ihren Virenschutz.

• Aktivieren Sie Automatische Updates. So stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Patches verpassen.

• Ein aktuelles Virenschutzprogramm ist ein Muss. Es schützt nicht nur vor klassischen Viren, sondern auch vor gefährlicher Malware, die über E-Mails verbreitet wird. Auch das Antiviren-Programm sollte regelmäßig aktualisiert werden, um neue Bedrohungen zu erkennen, die ständig auftauchen.

Extra Tipp: Richten Sie Ihren Virenschutz so ein, dass er regelmäßig automatisch Systemscans durchführt. So können Sie sicher sein, dass keine Bedrohung unbemerkt bleibt.

• Achten Sie darauf, dass Ihr Spamfilter immer auf dem neuesten Stand ist. Er filtert nicht nur unerwünschte Werbung, sondern auch gefährliche Phishing-Mails oder E-Mails mit schadhafter Software.

Schulungen und Sensibilisierung im Unternehmen

Technik allein reicht nicht, wenn es um E-Mail-Sicherheit geht. Es kommt vor allem auch auf die Menschen an, die sie nutzen. Und genau hier liegt oft das Problem: Mitarbeitende sind nach wie vor das häufigste Einfallstor für Cyberangriffe. Nicht unbedingt, weil sie unvorsichtig sind, sondern weil viele Bedrohungen inzwischen extrem professionell wirken und auf den ersten Blick kaum zu erkennen sind.

Aufklärung ist der beste Schutz: Bieten Sie regelmäßig Awareness-Schulungen an, um Ihr Team für Gefahren im E-Mail-Verkehr zu sensibilisieren. Denn nur wer die Risiken kennt, kann auch entsprechend handeln. In solchen Trainings sollte es nicht nur um trockene Theorie gehen, sondern vor allem um ganz praktische Fragen:

• Wie erkenne ich eine Phishing-Mail?
• Wie gehe ich mit verdächtigen Anhängen um?
• Woran erkenne ich unsichere Links oder gefälschte Absenderadressen?
• Welche Tools helfen mir, sicher zu kommunizieren?

So schaffen Sie ein Bewusstsein für Gefahren und fördern die E-Mail Sicherheit im Alltag. Denn wer weiß, worauf er achten soll, klickt nicht unbedacht auf einen Anhang oder einen Link.

Extra-Tipp: Machen Sie E-Mail-Sicherheit zum festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur.
Ganz gleich, ob regelmäßige kurze E-Learnings, interaktive Webinare oder einfach ein monatlicher Sicherheitstipp per Intranet: Jede Maßnahme zählt.

Fazit: E-Mail-Sicherheit ist kein Zufall

Die E-Mail sicher nutzen bedeutet, sich technisch und organisatorisch gut aufzustellen. Mit starken Passwörtern, Verschlüsselung, regelmäßigen Updates und geschultem Personal machen Sie Ihren digitalen Posteingang deutlich sicherer und Cyberkriminellen das Leben schwer. Und nun bleiben Sie wachsam – hier kommt Ihre Checkliste zu mehr E-Mail-Sicherheit:

Ihre Checkliste: So nutzen Sie E-Mails sicher

1. Starke Passwörter & Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Verwenden Sie ein sicheres Passwort mit mindestens 12 Zeichen (Groß-/Kleinschreibung, Zahlen, Sonderzeichen).
• Aktivieren Sie zusätzlich 2FA für Ihr E-Mail-Konto.

2. Phishing-Mails erkennen
• Seien Sie wachsam bei unbekannten Absendern, Dringlichkeits-Aufforderungen oder verdächtigen Links.
• Öffnen Sie keine Anhänge oder Links, wenn Sie sich nicht sicher sind.

3. E-Mails verschlüsseln mit S/MIME-Zertifikaten
• Setzen Sie auf S/MIME zur Verschlüsselung und digitalen Signatur Ihrer E-Mails. So bleiben Inhalte vertraulich und der Absender eindeutig nachvollziehbar.

4. Updates & Virenschutz nicht vergessen
• Halten Sie Betriebssystem, E-Mail-Programm und Sicherheitssoftware immer aktuell.
• Aktivieren Sie automatische Updates und regelmäßige System-Scans.

5. Mitarbeitende schulen & sensibilisieren
• Bieten Sie regelmäßig Awareness-Trainings im Unternehmen an. Vermitteln Sie dabei, wie Phishing funktioniert, wie sicher kommuniziert wird und worauf bei E-Mails zu achten ist.